فایل‌های Word و PowerPoint را همراه با فونت جابجا کنید

گزارشی را در MS Word با کلی زحمت و دقت تایپ کرده‌اید ولی به دلیل نداشتن چاپگر آن را برای چاپ کردن به جای دیگری می‌برید، فایل را باز می‌کنید و با کمال تعجب می‌بینید کل فایل بهم ریخته است. البته سناریوی بدتری نیز ممکن است اتفاق بیافتد، می‌خواهید در همایشی فایل پاورپوینتی را که به دقت محتوی آن را آماده کرده‌اید، را نمایش دهید، وقتی فایل را باز می‌کنید، تمام صفحه آرایی و جملات از اسلاید‌ها بیرون رفته‌اند.
علت آن است که صفحه آرایی متن تایپ شده با یک سری از فونت‌ها که روی کامپیوتر مبداء نصب است، تنظیم شده است. با انتقال فایل روی کامپیوتر دیگر و متعاقب آن باز شدن آن فایل، نرم‌افزار ورد متوجه می‌شود که فونت‌های فایل بر روی سیستم موجود نیست و تصمیم می‌گیرد که آنها را با یک سری فونت دیگر جایگزین کند، در نتیجه صفحه‌آرایی شما بهم می‌ریزد.
یک راه غیر اصولی اینست که تمامی فونت‌ها را همراه فایل خود ببرید و آنها را روی کامپیوتر مقصد نصب کنید یا بعنوان مثال اگر فایلی را ایمیل می‌کنید فونت‌های استفاده شده در آن فایل را هم بفرستید تا قبل از خواندن آن را نصب کنند!!
راه حل دیگری نیز وجود دارد. می‌توانید از فونتی‌ استفاده کنید که مطمئن هستید روی همه ویندوز‌ها به صورت پیش فرض وجود دارد مانند فونت Tahoma .

اما علاوه برراه حل های فوق در نرم‌افزارهایWord و PowerPoint نیز برای این منظور تنظیمی وجود دارد که به صورت خودکار فونت‌هایی که در فایل‌ها استفاده شده است را همراه خود ذخیره و در سیستم‌های دیگر شناخته می‌شود و هر کجا که فایل خود را باز کنید این فونت‌ها همان لحظه در سیستم پردازش می‌شوند بدون آنکه نیاز به نصب فونت باشد، در نتیجه صفحه‌آرایی فایل نیز بهم نمی‌ریزد.

تنظیم در Word

از منوی Tools گزینه Options را انتخاب و به سربرگ Save بروید. مطابق شکل ۱ تنظیمات را انجام دهید.

تنظیم در PowerPoint

از منوی Tools گزینه Options را انتخاب و به سربرگ Save بروید. مطابق شکل ۲ تنظیمات را انجام دهید.

نکته :

توجه داشته باشید که برای هر فایل این تنظیم باید جداگانه صورت گیرد و بعد از تنظیم کردن حتما باید یکبار فرمان Save را بزنید تا فونت‌ها ذخیره شوند.

اما چرا طراحان Word این گزینه را به صورت پیش فرض در حالت انتخاب قرار نداده‌اند؟

چون حجم فایل‌ها افزایش می‌یابد و برای فونت‌هایی که روی همه سیستم‌ها نصب است مانند Tahoma اینکار لازم نیست.